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為進一步提高常柴檔案管理工作效率和現代化水平，加快推進數字檔案館建設，實現對各類檔案標準化、規范化、數字化、網絡化管理，日前，常柴“智能檔案管理系統”技術改造項目已順利通過軟件終驗收并正式上線運行，新建的常柴智能檔案管理系統成功實現了一站式信息查詢服務。
智能檔案管理系統技術改造項目組成員多次進行市場調研和可行性分析，結合常柴檔案管理現狀，參照開放檔案信息系統（OAIS），充分考慮各部門之間的信息互連，采用開放的數據標準及技術，搭建智能檔案管理信息平臺，將電子文件歸檔管理功能模塊嵌入到辦公系統中。
經過成功技改，常柴智能檔案管理平臺的運行情況良好，具有以下優勢：一是該平臺按照統一規劃、分級建設、安全保密、優化服務的原則，確保各部門電子文件編制、審核、發布和歸檔全過程得到有效控制，并使此系統和檔案部門綜合管理系統實現有效銜接，保障了各部門電子文件在線邏輯歸檔及檔案部門在線電子文件歸檔、鑒定、存儲、下載等功能的實現；二是檔案部門設置權限，實現檔案資料嚴格的分級安全保護，有權限登錄公司OA系統的人員都可以通過“檔案管理系統”模塊查詢到常柴所有榮譽類的獎牌、證書等圖片資料，也可以通過各部門兼職檔案管理員查詢本部門的檔案資料，跨部門資料查詢時可以通過OA中的檔案平臺進行申請、核準、查詢，實現一站式檔案服務；三是智能檔案管理平臺的運行，實現了檔案資源的海量存儲、快速檢索、有效傳遞及信息共享；四是通過技改，促進了檔案信息化的發展，解放了勞動力，同時保存、記錄和維護了歷史的真實面貌，使檔案服務對象、范圍和領域得到了進一步的擴展，從而為企業生產、研發等提供了大量可靠的第一手原始資料。
目前，常柴新建的智能檔案管理平臺在運行中正在加快推廣應用，總師辦檔案室先后把各部門歸檔檔案上傳到平臺，同時在運行中強化協同管理，在業務上計劃從財務部開始，由部門兼職檔案管理人員負責會計檔案的錄入、上傳工作，在此基礎上，常柴總師辦逐步引導其他部門規范錄入、上傳檔案，為建立常柴數字檔案館打下堅實基礎。
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